Pengertian Surat Dinas dan Bagian-bagiannya (1)

Arif Rahmawan November 23, 2015

Pengertian Surat Dinas

Surat dinas adalah surat yang berisikan sebuah keterangan berbagai hal yang diajukan oleh instasi tertentu kepada sebuah lembaga ataupun orang ke orang dengan menggunakan kata-kata atau ragam bahasa yang baku.

Sabarudin Ahmad (1980:23) memberikan urmusan bahwa surat dinas atau surat jawatan, yakni surat yang diterbitkan oleh kantor-kantor/ jawatan pemerintah; surat perniagaan, yakni surat yang diterbitkan oleh badan-badan perniagaan/ perindustrian; dan surat yant tidak terasuk ke dalam jenis surat pertama dan kedua, yaitu surat pribadi, surat keluarga atau surat cinta.

Kedua pengertian di atas sudah cukup bagi kita untuk membedakan antara surat dinas dengan surat-surat yang lain, misalnya ; (1) dibuat oleh instansi tertentu, (2) menggunakan ragam kata-kata atau bahasa yang baku.

Bagian-bagian Surat Dinas

Sebuah surat terdiri atas bagian-bagian surat. Penempatan bagian-bagian itu memiliki kaitan dengan bentuk surat yang akan digunakan. Hal tersebut terjadi karena ada beberapa bentuk surat yang lazim digunakan. Misalnya, jila bagian bagian itu diletakkan pada margin kiri, terbentuklah garis lurus. Jika bagian-bagian surat itu tidak diletakkan pada margin kiri dapat berbentuk surat setengah lurus. Surat dinas terikat dengan aturan kebahasaan baku yang tidak boleh diabaikan.

Menurut Sumantri dan Sudaryono (dalam  Sabariyanto, 1998:38) "surat terdiri atas beberapa bagian yaitu (1) kepala surat; (b) pembukaan, yang meliputi nomor surat, lampiran, lampiran, perihal atau hal, tanggal, alamat dalam, dan salam pembuka; (c) isi surat atau tubuh surat;dan (d) penutup, yang meliputi salam penutup, tanda tangan, nama terang, jabatan, tebusan dan inisial ."

Pembagian itu sebagai berikut :

  1. Kepala Surat
  2. Tanggal Surat
  3. Nomor Surat
  4. Lampiran
  5. Hal/ Perihal Surat
  6. Alamat Tujuan
  7. Salam Pembuka
  8. Isi
  9. Salam Penutup
  10. Pengirim Surat
  11. Tembusan
  12. Inisial
Berikutnya, bagian-bagian surat itu akan dibahas satu persatu di bawah ini.

1. Kepala Surat

Kepala surat disebut pula kop surat. Isinya ialah lambang (departemen, universitas, perguruan tinggi, instansi). Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun kepala surat.
1. Kepala surat sebaiknya disusun secara lengkap (lambang, nama instansi, alamat, nomor telepon (jika ada), nomor kotak pos (jika ada), nomor faksimile (jika ada), alamat kawat (jika ada)
2. Nama instansi ditulis dengan huruf kapital (sesuai aturan yang ada).
3. Huruf awal alamat, kotak pos, alamat kawat (jika ada), faksimile, dan telepon ditulis dengan huruf kapital kecuali kata tugas, misalnya dan dan dalam.
4. Nama instansi, kata jalan, kata telepon, kata faksimile dan kotak pos jangan disingkat.
5. Jangan digunakan bentuk p.o. box atau post office box untuk menuliskan kotak pos dan jangan digunakan bentuk cable address untuk menuliskan kawat.
6. Kata telepon dan kotak pos (dan yang lain) diikuti nomor tanpa diikuti tanda titik dua (:), sedangkan angka yang mengikutinya tidak dipisahkan oleh titik (.) setiap tiga angka.
7. Dalam alamat jangan disisipkan sarana yang dimiliki kantor, misalnya telepon.

Contoh penulisan salah :
1. Jalan Pahlawan 9 Telepon : 767667 Surakarta
2. Jalan Ahmad Yani 10, Telepon 767667 Surakarta 65111

Berdasarkan konvensi, unsur alamat adalah :
1. Nama jalan
2. Nomor bangunan
3. Nama kota
4. Kode pos.

Penulisan salah pada contoh di atas, jika dibenarkan menjadi :
1. Jalan Pahlawan 9, Surakarta 65111, Telepon 767667
2. Jalan Ahmad Yani 10, Surakarta 65111, Telepon 767667

2. Tanggal Surat

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan tanggal surat.

  1. Bagian tanggal surat ditulis dua kali kaitan mesin ketik dari garis pemisah kepala surat dengan bagian surat lainnya.
  2. Kata tanggal tidak perlu ditulis
  3. Nama tempat instansi tidak ditulis karena sudah tercantum pada kepala surat.
  4. Angka tahun ditulis lengkap.
  5. Nama bulan ditulis dengan huruf.
  6. Penulisan nama bulan jangan disingkat.
  7. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.
  8. Spasinya tidak dijarang-jarangkan.
  9. Tidak perlu dibubuhkan garis bawah.
  10. Huruf awal nama bulan ditulis dengan huruf kapital.
Contoh salah :
1. 19-09-2015
2. 19 S e p t e m b e r 2015

contoh benar :
1. 19 September 2015
2. 19 Maret 2015

3. Nomor Surat
Bagian nomor surat berisi nomor urut surat yang terbit, kode surat dan angka tahun, jika angka tahun termasuk ke dalam sistem penomoran. Hal-hal yang perlu diperhatikan sebagai berikut.
  1. Kata yang harus digunakan ialah nomor  karena merupakan bentuk baku.
  2. kata nomer tidak digunakan karena bukan bentuk baku.
  3. Huruf awal kata nomor ditulis dengan huruf kapital.
  4. singkatan kata nomor adalah no, (dalam penggunaannya No.)
  5. Angka tahun ditulis lengkap jika angka tahun itu merupakan bagian sistem penomoran.
  6. kata nomor diikuti tanda titik dua (:) tanpa disela spasi.
  7. Penulisan tanda titik dua dengan bentuk yang mengikutinya bersela satu spasi.
  8. Demi kepraktisannya, nomro surat dibuat pertahun agar jumlah urut relatif kecil.
  9. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.
  10. Baris tidak perlu digarisbawahi
  11. Spasinya tidak perlu dijarang-jarangkan
Contohnya sebagai berikut :

Nomor: 158/F8/2015
   
Catatan :
1. Antara huruf r dan tanda titik dua tidak dispasi
2. Antara titik dua angka setelahnya diberi spasi

4. Lampiran Surat
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan lampiran adalah sebabagai berikut :
  1. Huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf kapital
  2. Singkatannya adalah Lamp. 
  3. Jumlah yang dilampirkan ditulis dengan huruf.
  4. Jika surat yang dikirimkan tidak dengan lamporan, kata lampiran tidak ditulis
  5. Pada baris akhir tidak dibubuhkan tanda titik.
  6. Baris itu tidak dibubuhkan garis bawah.
  7. Spasinya tidak dijarang-jarangkan.
  8. Penulisan kata lampiran diikuti tanda titik dua.
  9. Antara tanda titik dua dan bentuk yang mendahuluinya tidak disela spasi, sedangkan tanda titik dua dengan bentuk yang mengikutinya disela spasi.
Contoh :
 Lampiran: Lima helai
Lampiran: Dua berkas
Lampiran: Empat bendel.

5. Hal Surat
Hal surat disebut pula perihal surat atau pokok surat. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan hal surat adalah :

  1. Huruf awal kata hal atau perihal ditulis dengan huruf kapital.
  2. Satuan yang digunakan untuk menyatakan hal surat diusahakan dengan singkat, tetapi jelas.
  3. Satuan yang digunakan berkategori nomina/ nominal.
  4. Panjang satuan jagan sampai melebihi separoh kertas.
  5. Huruf awal kata awal satuan ditulis dengan huruf kapital.
  6. Kata hal diikuti tanda titik dua tanpa disela spasi.
  7. Penulisan tanda titik dua (:) dengan bentuk yang mengikutinya disela spasi.
  8. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik dan barisnya tidak bergaris bawah.
  9. Spasinya jangan dijarang-jarangkan
contoh :
Hal: Permohonan bantuan tenaga
Hal: Pengiriman rak buku

Nomor surat, lampiran dan hal atau perihal surat biasanya disajikan pada baris yang berurutan secara vertikal dan penulisan bagian-bagian itu diikuti tanda titik dua (:). Agar perwajahan surat tetap indah dan menarik, penulisan tanda titik dua dapat dilakukan secara lurus vertikal. Karena panjang kata kata nomor, lampiran dan hal tidak sama, tanda titik dua (:) mengikuti kata yang terpanjang, dalam hal ini kata lampiran, dijadikan patokan penulisan. Contohnya sebagai berikut :

Nomor    : 091/F/2015
Lampiran: Satu bendel
Hal         : Pengusulan calon pegawai

.........

Bersambung ke Pengertian Surat Dinas dan Bagian-bagiannya bagian 2

Sumber artikel :

Sabariyanto, Dirgo. 1998. Bahasa Surat Dinas. Yogyakarta: Mitra Gama Widya.


Share this

Related Posts

Previous
Next Post »